Faire appel à un service de télésecrétariat médical ou paramédical présente plusieurs avantages de gestion et de praticité. Il est même possible de réaliser des économies en externalisant les services de télésecrétariat. Reste à choisir le bon prestataire en fonction de ses besoins, de son budget et plusieurs autres critères de qualité.
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La rapidité du décroché téléphonique
La mission principale d’une secrétaire médicale ou paramédicale est d’assurer l’accueil téléphonique. Les patients appellent pour différentes raisons et exigent un temps de décroché rapide, surtout en cas d’urgence. La rapidité du décroché téléphonique est donc un critère essentiel dans le choix de votre télésecrétariat médical. Ce qui dépend de la logistique, à savoir la qualité du matériel et la performance de la ligne téléphonique, ainsi que de la réactivité des agents d’accueil. Si vous avez besoin d’offrir une permanence téléphonique, le temps du décroché doit également être rapide en dehors des horaires de travail pour faire preuve de votre sérieux et de votre envie d’aider vos patients. Enfin, la réactivité peut varier considérablement entre un centre d’appel de grande taille et un centre d’appel spécialisé de taille humaine.
La qualité de l’accueil téléphonique
La qualité de l’accueil téléphonique ne se limite pas au temps du décroché, il faut également garantir une communication à la hauteur des attentes de votre clientèle. Les secrétaires doivent être en mesure de respecter les consignes du praticien et transmettre les informations nécessaires aux patients. Cela dépend ensuite des missions que vous comptez déléguer au télésecrétariat. En dehors de l’accueil, il est possible de leur confier la gestion des devis, des factures et bien d’autres tâches administratives. La qualité de l’accueil téléphonique s’influence également par la performance de la ligne, afin d’assurer une interaction claire et un appel sans coupure.
La disponibilité : permanence téléphonique
Un des principaux avantages de faire appel au télésecrétariat médical est de pouvoir proposer la permanence téléphonique à ses patients. En effet, les assistantes à distance peuvent répondre aux appels même en dehors des heures de travail, à savoir le soir, le week-end ou pendant des vacances ou un congé. Tous les prestataires ne proposent pas la même offre à ce niveau, par manque de moyens humains ou matériels ou bien simplement par choix. Si vous avez besoin d’une disponibilité de 24/7 ou du moins 7j/7, il faut vous assurer que le prestataire de télésecrétariat médical propose bel et bien ce service. La permanence ne signifie pas forcément d’être disponible par téléphone à tout moment, cela dépend des besoins et des particularités de chaque activité.
La compétence des secrétaires médicales
L’assistance médicale nécessite un savoir-faire particulier et des qualifications spécifiques aux soins de la santé. C’est pourquoi il est préférable de choisir un service de secrétariat à distance de taille humaine au lieu de passer par un grand centre d’appel. Ce dernier peut avoir plus de ressources logistiques, mais il travaille avec des clients de tout genre et ne garantit pas une prestation personnalisée aux professionnels de la santé. Au contraire, un expert de l’assistance médicale dispose d’agents formés et qualifiés pour répondre aux questions des patients et leur expliquer les consignes de leurs médecins. Il peut proposer des services de télésecrétariat juridique, de téléconsultation ou de prise de rendez-vous en ligne. Par exemple, le télésecrétariat Doctolib combine les avantages de l’assistance médicale à distance et la gestion d’agendas depuis une interface intuitive et pratique.
La posture : patience, empathie et écoute
Votre secrétariat médical est responsable du premier contact que vous avez avec vos patients et donc de former une bonne première impression chez eux. C’est lui également qui s’occupera de les assister tout au long des soins et d’effectuer le suivi de dossiers. Les secrétaires et assistants ne doivent pas uniquement être formés sur le plan technique, ils doivent posséder des qualités relationnelles et de communication adéquates à ce métier. On parle alors d’une bonne posture, ce qui inclut différentes caractéristiques comme l’attitude professionnelle, l’écoute, la patience et l’empathie. Il faut trouver le bon équilibre entre la satisfaction du patient et la bonne assistance du praticien. À titre d’exemple, le secrétaire doit être capable de dire Non et de ne transmettre que les appels urgents au médecin ou thérapeute.
La compatibilité avec des logiciels médicaux
Les professionnels de la santé utilisent différentes solutions technologiques et numériques pour la gestion de leur activité. Citons les logiciels médicaux pour la gestion des agendas et les plateformes de prise de rendez-vous comme en propose Doctolib et Maiia. Si vous utilisez déjà un de ces outils ou comptez l’inclure dans votre écosystème, il est important de choisir un service de secrétariat virtuel avec lequel il est compatible. Ce qui permet de mettre en place une prestation de télésecrétariat Doctolib ou Maiia adaptée à vos besoins. Ceci est possible chez l’expert du domaine Vocallz qui propose des services d’assistance médicale et paramédicale à distance depuis 2004. Une gestion d’agenda optimale est le plus grand atout d’une telle solution, mais surtout une pratique médicale à la fois performante et humaine.
La logistique nécessaire pour le télésecrétariat
Comme indiqué précédemment, votre prestataire de télésecrétariat médical ou paramédical doit disposer des ressources matérielles nécessaires pour vous garantir une assistance de qualité. On parle ici de la logistique qui inclut des logiciels et applications dédiées aux métiers de la santé, des outils pour la communication instantanée et d’autres pour le partage des données et la collaboration à distance. La logistique peut être plus ou moins avancée selon la nature du prestataire. Les centres d’appel de grande dimension disposent souvent de plus de ressources humaines et matérielles. Cela dit, les centres d’appel de petite taille peuvent également avoir des ressources suffisantes et même avoir accès à des technologies avancées et innovantes. Ceci est particulièrement vrai pour les spécialistes du télésecrétariat médical qui ont plusieurs années d’expérience.
L’expérience dans le télésecrétariat médical
En plus des paramètres techniques cités précédemment, il est important de vérifier quelques critères de base pour choisir une solution externalisée. L’expérience fait partie de ces critères et permet de mesurer le savoir-faire du prestataire et la satisfaction de sa clientèle. Un expert du télésecrétariat qui accompagne les professionnels de la santé depuis plusieurs années sait s’adapter aux besoins de chaque client et possède des partenaires de confiance, dont les opérateurs téléphoniques et les concepteurs de logiciels médicaux. L’emplacement du centre d’appel joue également un rôle, puisque les exigences de qualité et de sécurité varient d’un lieu à l’autre. Choisir du télésecrétariat médical à Paris ou à Marseille vous garantit l’accès à des services aux plus hauts standards et une proximité utile pour collaborer sereinement à long terme.
La flexibilité des prestations de secrétariat
Les besoins en assistance médicale varient d’un praticien à l’autre et d’un établissement à l’autre. De ce fait, il est important de choisir un service de télésecrétariat adapté et surtout flexible afin de pouvoir modifier votre offre quand cela est nécessaire. Vous pouvez par exemple déterminer les horaires pour l’accueil téléphonique et pour la permanence téléphonique, les informations à transmettre aux patients, le type d’appels à transmettre aux praticiens et les tâches administratives à déléguer. Vous pouvez contrôler tous les paramètres, depuis le filtrage d’appels à la gestion des rendez-vous et la réalisation de devis ou de factures. Le télésecrétariat juridique peut également être confié à votre assistante médicale. Une offre scalable est très utile pour accompagner le développement de votre activité sur le long terme.
Le prix des services en fonction de votre budget
Le prix est sans doute un critère essentiel pour choisir votre télésecrétariat médical ou paramédical. Après tout, vous avez un budget à respecter et d’autres dépenses à gérer. Une prestation de secrétariat à distance ne coûte pas forcément cher, vous pouvez économiser énormément en sélectionnant uniquement les services dont vous avez réellement besoin. Si vous disposez d’un service de secrétariat en interne, votre assistante à distance peut prendre en charge le surplus de travail ou bien s’occuper uniquement de l’accueil téléphonique. Elle peut agir comme une assistante personnelle et vous aider à libérer le personnel sur place.
L’adaptabilité de l’offre à vos besoins spécifiques
Vous comprenez donc qu’il faut choisir une offre de télésecrétariat médical parfaitement adaptée à vos besoins. Prenez en compte tous les critères cités ci-dessus afin de déterminer vos exigences et trouver le meilleur centre d’appel. Sont concernés tous les professionnels de la santé, des médecins spécialistes aux médecins généralistes, en plus des praticiens du paramédical ainsi que les thérapeutes qui pratiquent les médecines douces et alternatives. Comparez les offres et obtenez plusieurs devis avant de faire votre choix.
L’avis de vos confrères sur le télésecrétariat médical
Il suffit de faire une recherche sur Google pour trouver et comparer de nombreux prestataires du télésecrétariat médical. Vous pouvez alors visiter le site web de chacun et consulter les avis des internautes. En même temps, n’hésitez pas à demander conseil auprès de vos confrères, praticiens et gérants d’établissements de santé. Vous pouvez le faire directement sur votre lieu de travail, parmi vos contacts ou bien en ligne sur les forums médicaux et dans des groupes sur les réseaux sociaux. Vous aurez ainsi une idée des services qu’ils utilisent et de leurs expériences avec tel ou tel prestataire.
Avec le bon télésecrétariat médical, vous serez en mesure de mieux gérer votre agenda et de libérer votre personnel pour vous concentrer sur le cœur de votre métier : présenter des soins aux patients. Prenez donc tout le temps nécessaire pour bien choisir votre prestataire.
